De werkkostenregeling per 1-1-2015

Per 1 januari 2011 is de ‘werkkostenregeling’ ingevoerd: het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Per 1 januari 2015 moet iedereen over op de werkkostenregeling.

Als de som van de werkkosten, groter is dan 1,2% van de totale loonsom, moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen.

Omdat er gevolgen kunnen zijn voor het arbeidsvoorwaardenbeleid én de  financiële administratie, is een analyse van de consequenties van belang.

De som van alle vergoedingen en verstrekkingen

Werkkosten

Alles wat je als werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer wordt in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om het vergoeden van kosten! Dit zul je dus als eerste moeten gaan onderzoeken. Het reguliere arbeidsrechtelijke loon, inclusief bijvoorbeeld de auto van de zaak en het voordeel van het gebruik van een dienstwoning, blijft belast bij de werknemer.

de vrije ruimte

Vrije ruimte

Al het andere loon, denk daarbij aan kostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak, kun je als eindheffingsbestandeel voor de werkkosten aanwijzen. Hiervan wordt 1,2% (2014 1,5%) van de totale fiscale loonsom vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Het voordeel zit er in dat je niet langer alles op individueel werknemersniveau hoeft vast te leggen.

Maar je kan er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen als een bruto vergoeding te belasten bij de werknemer ofwel te bruteren.

Overschrijding vrije ruimte

Overschrijding vrije ruimte

Kom je boven de vrije ruimte met het totaal van de werkkosten? Dan betaal  je over het meerdere 80% eindheffing. Bij een overschrijding van de vrije ruimte heb je een aantal keuzes: 1. Overschrijding accepteren 2. Belasten bij de werknemer 3. Arbeidsvoorwaarden aanpassen.
Wanneer de keuze gemaakt is, moeten ook de systemen en processen worden ingericht volgens de werkkostenregeling. Als je keuze heeft geleid tot het aanpassen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, dan zal dit met de OR moeten worden afgestemd en moet je de medewerkers hierover informeren.

Aangekondigde wijzigingen Prinsjesdag 2015

Aanpassing gebruikelijkheidscriterium in de WKR

Volgens het aangepaste gebruikelijkheidscriterium mag de omvang van de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate groter zijn dan de omvang van de vergoedingen en ver strekkingen die in de regel in overeenkomstige omstandigheden als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen.

Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen of verstrekkingen van een bepaalde omvang belastingvrij ontvangt doordat de werkgever de vergoedingen of verstrekkingen heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het gaat er dus om dat het gebruikelijk is dat de werkgever de eventueel verschuldigde heffingen over de vergoedingen of verstrekkingen via eindheffing voor zijn rekening neemt.

in de Nota naar aanleiding van verslag over Overige fiscale maatregelen 2016  heeft Staatssecretaris Wiebes van Financiën op 16 oktober gereageert op vragen en opmerkingen van de Tweede Kamer o.a. over het Aanscherpen gebruikelijkheidscriterium werkkostenregeling .

De hoofdregel in de loonbelasting is en blijft dat de belasting over het loon voor rekening van de werknemer komt. Dat is gebruikelijk.
Het gebruikelijkheidscriterium van de werkkostenregeling is niets meer en niets minder dan een veiligheidsklep om te beoordelen of niet ten onrechte afgeweken wordt van deze hoofdregel.
De vrije ruimte is met name bedoeld voor loon met een gemengd karakter – dat wil zeggen voor vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk element maar waar de werknemer ook privévoordeel van heeft of voor kleine loonbestanddelen zoals het kerstpakket . Ook dat is inmiddels gebruikelijk.

In de praktijk blijkt dat er oneigenlijk gebruik van de vrije ruimte wordt gemaakt door bonussen en of delen van salarissen aan te wijzen als eindheffingbestanddeel. Als een bestuurder betoogt dat het aanwijzen van een bonus gebruikelijk is omdat het vaak voorkomt in zijn organisatie dan is dit een onjuist stelling: de hoofdregel is  dat over substantiële bonussen de werknemer doorgaans zelf de belasting betaalt. Het is aan de inspecteur om oneigenlijk gebruik te bestrijden. Indien een substantieel beloningsbestanddeel waarover een werknemer doorgaans zelf de belasting voor zijn rekening neemtdoor een werkgever als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen, zal de inspecteur dit laten corrigeren.

Het gebruikelijkheidscriterium geldt voor hetgeen op het moment van aanwijzing gebruikelijk is, en dat kan niet van het ene op het andere moment veranderen. De Belastingdienst kan immers door handhavend op te treden voorkomen dat het aanwijzen van bepaalde loonbestanddelen gebruikelijk wordt. Hoge bonussen mogen niet worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel, omdat dit ongebruikelijk is. Een werkgever die desondanks een substantiële bonus aanwijst, kan een correctieverplichting of naheffingsaanslag van de inspecteur verwachten waardoor de aanwijzing wordt teruggedraaid. Hierdoor kan het niet gebruikelijk worden.

De vraag is of de tot nu toe gehanteerde safe haven van € 2400 per werknemer gebruikelijke is en deze safe haven blijft bestaan.  De reactie is dat de grens van € 2400 per werknemer die in het Handboek Loonheffingen 2015 wordt genoemd, een doelmatigheidsgrens is die door de Belastingdienst wordt gehanteerd in verband met risicogericht handhaven. De voorgestelde verduidelijking van het gebruikelijkheidscriterium heeft geen gevolgen voor deze doelmatigheidsgrens. Met andere woorden de  safe have van €2.400 blijft voor 2016 bestaan. Nu wachten op de nieuwsbrieven voor 2016 en het handboek loonheffingen 2016 van de belastingdienst .

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: