Als ondernemer krijgt u op fiscaal gebied te maken met de bewaarplicht van de Belastingdienst. De fiscus kan een willekeurige controle uitvoeren op uw administratie, waarbij u alle gegevens van de afgelopen zeven jaar moet kunnen overleggen. Daarnaast is het voor uzelf overzichtelijk om alle administratie goed te bewaren. In dit artikel leest u er alles over: wat u moet weten over de bewaarplicht.

Wat houdt de bewaarplicht in?
Iedere ondernemer moet zich verplicht houden aan de zogenoemde bewaarplicht. Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers bij deze regeling alle boeken, stukken en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing, gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Belangrijk: de bewaarplicht is ook van toepassing op opgeslagen gegevens op usb-sticks, in de cloud en op eventuele diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s die u in uw bezit heeft. Indien u (een deel van) de administratie uitbesteedt aan – bijvoorbeeld – een accountant, moet u met deze partij eveneens goede afspraken maken over het opslaan van de stukken.

Goed om te weten: in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, waaronder bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken niet slechts zeven, maar tien jaar lang bewaren. Aan de andere kant streeft de Belastingdienst naar het verlagen van de administratieve lasten voor ondernemers; het kan dus ook zijn dat uw bedrijf in aanmerking komt voor een kortere bewaartermijn. Dit is in principe afhankelijk van het belang dat de fiscus heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw zakelijke administratie.

Hoe moeten deze gegevens worden bewaard?
In principe moet u de administratieve gegevens in de oorspronkelijke vorm bewaren. In de meeste gevallen is dat op papier en digitaal. Denk aan een ontvangen nota die u op de computer heeft opgeslagen, waarvan u ook altijd het origineel moet bewaren. Daarnaast moet u alle gegevens die u in een computersysteem invoert in principe in datzelfde systeem bewaren. De Belastingdienst eist verder van ondernemers dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur is het bijvoorbeeld essentiel dat het document daadwerkelijk van de leverancier in kwestie afkomstig is.

Het converteren van eventuele administratieve gegevens (denk aan het inscannen van een papieren document of het overstappen naar een ander computersysteem) is toegestaan, mits u de volgende voorwaarden in acht neemt:

  • U zet alle gegevens over;
  • U zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
  • U zorgt ervoor dat de fiscus een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan uitvoeren;
  • U bewaart de uitkomsten van de interne controle, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Weet dat u alle gegevens bij een controle van de Belastingdienst binnen een redelijke termijn moet kunnen overleggen. Dit proces zal uiteraard sneller verlopen wanneer u (of diegene die voor u de administratie bijhoudt) zorg draagt voor een overzichtelijke administratie. Tip: bewaar de administratie op meerdere locaties, zodat u minder risico loopt om de gegevens kwijt te raken, bijvoorbeeld door brand of wateroverlast op kantoor.

Wanneer gaat de bewaarplicht in?
Dit is uiteraard per opdrachtovereenkomst, factuur of bonnetje verschillend. De Belastingdienst kijkt in ieder geval naar de actuele waarde van een document. Zolang een stuk actuele waarde heeft, maakt het nog gewoon deel uit van de (jaar)administratie. Pas daarna gaat de fiscale bewaarplicht in. Stel: u heeft een overeenkomst afgesloten met een klant voor een periode van drie jaar. Op de datum dat dit contract afloopt (bijvoorbeeld 1 augustus 2016) en niet zal worden verlengd, begint de bewaartermijn van zeven jaar.

Is de bewaarplicht van toepassing op de geautomatiseerde administratie?
Jazeker. Ook wanneer u uw administratie (gedeeltelijk) met een computer voert, moet u er altijd rekening mee houden dat u deze gegevens volgens de wettelijke bepalingen bewaart. Doet u dit niet of niet zorgvuldig genoeg? Dan kunt u in de problemen komen wanneer de fiscus bij uw bedrijf een belastingcontrole komt uitvoeren.

Behoort een speciale regeling tot de mogelijkheden?
Hoewel u in principe alle gegevens over uw bedrijf goed moet bewaren, is het in bepaalde gevallen mogelijk om hiervan enigszins af te wijken, mits u dit in goed overleg doet met de Belastingdienst en samen kijkt naar de invulling van uw fiscale bewaarplicht. De fiscus zal hierbij onderscheid maken tussen het wel of niet verplicht opslaan van de basisgegevens en overige gegevens. Qua basisgegevens moet u dan denken aan:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de loonadministratie.

De basisgegevens – ongeacht de gemaakte afspraken met de Belastingdienst – moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Houd er daarnaast rekening mee dat er in sommige branches sprake kan zijn van meer cruciale basisgegevens. In de bouw is bijvoorbeeld de projectadministratie van essentieel belang voor de planning, uitvoering en vastlegging van de werkzaamheden.

Het belastingkantoor in uw regio kan u hierover meer vertellen. Hier moet u ook zijn wanneer u speciale afspraken wilt maken over uw persoonlijke bewaarplicht. Zorg ervoor dat u de fiscus in dat geval exact kunt uitleggen hoe u uw geautomatiseerde administratie geregeld heeft, bijvoorbeeld door een inventarisatie te maken van alle informatiesystemen die door uw bedrijf worden gebruikt en fiscaal gezien relevante informatie bevatten. Vergeet ook niet de gegevens bij derden te inventariseren als u de bedrijfsadministratie (gedeeltelijk) uitbesteedt. Wanneer u per informatiesysteem specifiek aangeeft hoe u uw bewaarplicht graag zou willen invullen, kan de fiscus u des te sneller hierover uitsluitsel geven.

[Bron: Brochure Belastingdienst]

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: