Is uw kassasysteem nog up-to-date en voldoet deze aan de eisen die de Belastingdienst er aan stelt? Een modern kassasysteem kan daarnaast waardevolle nieuwe inzichten geven die u kunnen helpen uw bedrijfsvoering verder te optimaliseren. In dit artikel vindt u er alle informatie over!

Uw kassasysteem

Binnen uw bedrijf is de kassa een belangrijk middel om de verkooptransacties eenvoudig te kunnen afwikkelen. De verkooptransacties worden geregistreerd en uw klanten ontvangen een betalingsbewijs. Wanneer u gebruik maakt van een modern kassasysteem, kunt u daarnaast nog meer gegevens vastleggen die gebruikt kunnen worden bij uw bedrijfsvoering. Ook het uitdraaien van uitgebreide overzichten en een koppeling aan andere systemen behoort tot de mogelijkheden. Het zal u daarom niet verbazen dat ook de Belastingdienst interesse toont in de uitgebreide gegevens die met de hedendaagse kassasystemen kunnen worden vastgelegd. Bij controles wordt regelmatig verzocht om het overleggen van gedetailleerde gegevens uit het kassasysteem. Daarnaast merken wij steeds vaker dat de Belastingdienst ook het gebruik van een dergelijk modern kassasysteem verplicht stelt.

Administratieplicht

Als ondernemer heeft u een wettelijke administratieplicht. U bent verplicht om een administratie bij te houden, waaruit ten allen tijde uw fiscale verplichtingen blijken. Daarbij zult u in de eerste plaats denken aan het vastleggen van financiële kerngegevens, zoals omzet en kosten. Het begrip administratie omvat echter meer dan financiële gegevens alleen. Ook andere gegevens die u registreert met uw kassasysteem kunnen onder de administratieplicht vallen. Welke gegevens u precies moet opnemen in uw administratie is echter niet eenduidig vastgelegd. U bent in principe vrij in de wijze waarop u uw administratie inricht, zolang de administratie past bij de aard en de omvang van uw bedrijf. Naarmate uw bedrijf in complexiteit en/of omvang toeneemt, zult u dus meer gegevens in uw administratie moeten opnemen. Op deze wijze wordt voorkomen dat relatief kleine bedrijven worden geconfronteerd met een onnodig complexe en dure administratie.

Moderne kassasystemen

De mogelijkheden die moderne kassasystemen bieden, hebben ook gevolgen voor uw administratieplicht. Het is immers mogelijk geworden om eenvoudiger en tegen lagere kosten steeds meer gegevens te verzamelen. Dit heeft tot gevolg dat de Belastingdienst kan verlangen dat u ook daadwerkelijk gebruik maakt van deze mogelijkheden. Het gebruik is dan passend bij de aard en omvang van uw bedrijf. Binnen een horecabedrijf kunt u bijvoorbeeld denken aan het vastleggen van individuele bestellingen, het tijdstip waarop deze worden geplaatst en de medewerker die uw klanten bedient. Ook binnen andere sectoren kunnen vanzelfsprekend vergelijkbare gegevens worden vastgelegd. Het is daarom raadzaam om bij u zelf na te gaan of uw kassasysteem nog aan de eisen voldoet. Daarbij kunt u ervan uitgaan dat een eenvoudige mechanische kassa enkel in uitzonderlijke gevallen nog zal voldoen. Veelal zal een elektronische of computerkassa noodzakelijk zijn, waarbij de Belastingdienst onder andere belang hecht aan de volgende aspecten:

  • U bewaart uw transactiegegevens Alle transactiegegevens moeten worden bewaard. Dit moet plaatsvinden door middel van een elektronisch journaal, waarin alle handelingen worden vastgelegd. Een (papieren) controlerol geeft geen goed toegankelijke informatie voor controle en zal daarom in de regel niet worden geaccepteerd door de Belastingdienst.
  • U kunt de transactiegegevens reproduceren Als de gegevens digitaal zijn vastgelegd, bewaart u deze ook digitaal en kunt u deze gegevens binnen redelijke termijn aanleveren. Als het geheugen van een kassa niet groot genoeg is om alle gegevens te bewaren, maakt u regelmatig een back-up van de gegevens.
  • Uw transactiegegevens zijn controleerbaar De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daarbij horen, zoals tijdstip en nummering, zijn binnen uw administratie te volgen. Zo maakt u gebruik van een doorlopende nummering en bijzondere transacties legt u vast en deze worden bewaard. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het corrigeren van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel (‘trainingsstand’), de geldlade openen zonder verkopen en het inloggen van uw medewerkers.
  • U kunt inzicht geven in de instellingen van uw kassasysteem De leverancier van uw kassasysteem zal het systeem bij aflevering in de regel op uw behoeften instellen. Bij een belastingcontrole moet u inzicht kunnen geven in deze instellingen en ook in de wijzigingen die in de loop der tijd hierin hebben plaatsgevonden.
  • U beveiligt de transactiegegevens Het kassasysteem moet zodanig beveiligd zijn dat de transactiegegevens niet verloren kunnen gaan of gemanipuleerd kunnen worden.
  • U kunt de gegevens aanleveren bij controle Bij controle moet u de transactiegegevens in een leesbaar formaat en binnen een redelijke termijn aan de Belastingdienst ter beschikking kunnen stellen.

 

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: