Voor de Belastingdienst is het van belang of de administratie juist is en als basis kan dienen voor de winstberekening. Om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurt, heeft iedere ondernemer een administratieplicht. Voldoet men niet aan deze verplichting, dan kan de inspecteur zelf de winst berekenen. Hij moet in dat geval wel aannemelijk maken dat de administratie niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet.

Administratieplicht
De administratie van de ondernemer is voor de fiscus essentieel bij de controle van de belastingaangiften. Daarom moet de ondernemer de bedrijfsadministratie zodanig voeren dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen en de gegevens die van belang zijn voor de heffing van belasting hieruit duidelijk blijken. Met het begrip ‘te allen tijde’ wordt bedoeld dat de administratie continu, dus zowel voor voorgaande jaren als voor het lopende jaar moet voldoen aan de wettelijke eisen. In principe moet de administratie dus zijn bijgewerkt. Vooral de primaire bescheiden moeten systematisch aanwezig zijn.

Begrip administratie
Het begrip administratie moet ruim worden opgevat. Het gaat dus niet alleen om het vastleggen van de financiële gegevens in de boekhouding. Het heeft namelijk ook betrekking op het vastleggen van bestuurs- en beheersdaden, op de interne organisatie in het algemeen, op het interne en externe berichtenverkeer en alles wat daarmee heeft te maken. Als hoofdregel geldt dus dat elk gegeven dat eenmaal in het kader van de bedrijfsvoering is verzonden, ontvangen of intern is vastgelegd, onder de fiscale administratie- en bewaarplicht valt.

Inrichting van administratie
Op de ondernemer rust ook de verplichting om de administratie zodanig te voeren dat het voor de fiscus mogelijk is deze binnen een redelijke termijn te controleren. De wet geeft echter niet aan hoe de administratie er precies moet uitzien. Het moge duidelijk zijn dat aan de administratie van bijvoorbeeld een glazenwasser andere eisen worden gesteld dan aan de administratie van een multinational. De ondernemer mag dus in beginsel met inachtneming van de wettelijke administratieverplichtingen zelf bepalen hoe hij zijn administratie inricht. De administratie moet in ieder geval ordelijk, betrouwbaar zijn en gedurende zeven jaar (bij onroerende zaken tien jaar) worden bewaard.

Conversie
De informatie kan ook worden overgenomen op een andere gegevensdrager. Men spreekt dan van conversie. Deze informatie moet uiteraard wel correct en volledig worden omgezet. De balans en de resultatenrekening moeten overigens ook op papier bewaard blijven. De ondernemer moet de gegevens na conversie binnen een redelijke termijn leesbaar kunnen maken. De ondernemer kan met de Belastingdienst afspraken maken over het detailniveau waarop gegevens voor controle beschikbaar moeten zijn.

Administratie verwerpen
Van belang is dat de Belastingdienst ervan uit kan gaan dat de administratie juist is en dus kan fungeren als grondslag voor de winstberekening. Is dat niet het geval, dan kan de fiscus de administratie opzij schuiven en daarmee verwerpen. De fiscus zal dan zelf de winst berekenen. Hij moet de ‘theoretische omzetberekening’ wel aannemelijk maken. Hij mag bij zijn schatting een ruime marge naar boven aanhouden. Uit rechtspraak blijkt dat de rechter meestal alleen wil weten of de ficus redelijk te werk is gegaan. Bij formele gebreken of een combinatie van formele en materiële gebreken kan de ondernemer te maken krijgen met omkering van de bewijslast. Denk hierbij aan de situatie waarbij de ondernemer geen administratie bijhoudt, de administratie niet of niet volledig bewaart of geen administratie voert naar de eisen die het bedrijf stelt.

Administratie met waskaarten
De fiscus kan ook stellen dat de ondernemer een onjuist systeem hanteert, vooral wanneer een goede controlemogelijkheid op de kasposten ontbreekt. Dit was onlangs in geschil in een zaak bij Hof Den Haag. Het ging om een glazenwasser die de door hem verrichte werkzaamheden en de door hem daarvoor ontvangen bedragen administreerde op waskaarten. De rechtbank vond net zoals de inspecteur dat nu de ondernemer de meeste omzet in contanten ontving, een kasadministratie een essentieel onderdeel van de administratie van het bedrijf vormde. Nu, uit een onderzoek van de FIOD was gebleken dat de ondernemer geen kasadministratie had gevoerd, had hij volgens de rechtbank niet voldaan aan zijn administratieplicht.

Het hof vond echter dat de waskaarten, naast de bankafschriften, de primaire bescheiden van de bedrijfsadministratie waren. Hieruit waren immers de ontvangsten voor de werkzaamheden met betrekking tot de glazenwasserij duidelijk af te leiden. Het hof stelde dat gelet op de aard van het bedrijf en de wijze waarop hij werd betaald voor de door hem verrichte werkzaamheden, niet kon worden gezegd dat de administratie niet voldeed aan de daaraan te stellen eisen. Ook wees het hof op het feit dat het de ondernemer vrijstond het kasstelsel toe te passen. Hij was namelijk niet verplicht een geavanceerder manier van administreren is te voeren. Er was bovendien niet gesteld of gebleken dat de glazenwasser de waskaarten niet of onzorgvuldig bijhield.

Wet: artikel 52 AWR

Meer informatie: Gerechtshof ’s-Gravenhage, 8 mei 2012 (gepubliceerd 17 december 2012), LJN: BY6417

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: