Handleiding

Wanneer wij u als gebruiker hebben aangemeld ontvangt u een welkoms-email met daarin een link om een wachtwoord aan te maken. Klik op deze link en maak een sterk wachtwoord aan. Er zullen namelijk veel vertrouwelijke bestanden van u in het officeportaal komen te staan. Een strek wachtwoord heeft minimaal 8 characters en bestaat onder andere uit hoofdletters, cijfers en tekens. Bewaar het wachtwoord vervolgens goed maar vooral ook veilig! Niemand anders dan uzelf is op de hoogte van uw wachtwoord, ook wij niet.

Het Officeportaal is bereikbaar via onze website, via onze app en via https://cloudapps.services.U kunt het portaal dus altijd en overal ter wereld raadplegen. We adviseren om het adres van het portaal meteen in uw browser op te slaan onder favouriten of bookmarks zodat u deze in de toekomst makkelijk kunt bereiken. 

Uw inlognaam is gelijk aan uw emailadres. U heeft bij de uitnodiging een wachtwoord aangemaakt. De inlognaam en wachtwoord zijn gelijk in de app als op de website

Mocht u hulp nodig hebben bij het inloggen, neem dan gerust contact met ons op.

 

Als u uw wachtwoord niet meer weet of deze wilt aanpassen dan kunt u bij het inlogscherm op vergeten wachtwoord klikken en dan krijgt u de mogelijkheid om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Indien u uw email of telefoonnummer wilt wijzigen dan dient u contact met ons op te nemen. 

In de webportaal staat in het linkermenu de functie “upload een document”. Wanneer je deze selecteert kom je in een volgend scherm waarin je een document kunt uploaden, beschrijven en aan de aan de boekhouder/accountant sturen.

Hieronder staan de diverse opties beschreven:

1. Bedrijf (Verplicht)
Selecteer hier het bedrijf waar het document bij behoord.

2. Contactpersoon
Selecteer het contactpersoon die het document moet ontvangen en behandelen. Indien er geen contactpersoon wordt geselecteerd komt het document in de inbox van alle medewerkers van ons kantoor

3. Document naam
Geef het document een korte maar duidelijke naam

4. Document bestand (Verplicht)
Klik op “Bladeren”om het document te selecteren en te uploaden

5. Archief label (Verplicht)
Selecteer de categorie waartoe het document behoord. Weet je het niet zeker, kies dan het label dat het beste zal passen. Wij kunnen dit nog aanpassen voordat we het document behandelen

6. Opslaan in persoonlijk archief
Als het document persoonlijk is vink dan persoonlijk aan. Het document is dan niet zichtbaar voor andere gebruikers van het portaal binnen het bedrijf.

7. Toelichting
Je kunt er voor kiezen om hier een toelichting voor ons te schrijven

Klik tot slot op het blauwe vinkje rechtsboven in beeld. Het document wordt dan verzonden. Indien je nog een document wil verzenden kun je i.p.v. op het vinkje ook op “Opslaan en nieuw” klikken

Na het verzenden ontvangen wij het document in onze inbox en kunnen we deze goed- of afkeuren. Na verwerking van het document door staat het document ook in het archief.

Als wij een document hebben toegevoegd wordt er automatisch een bericht naar de klant gestuurd (via push als u de app heeft en via email). Door op het pushbericht te klikken of op de link in de mail te klikken komt u direct in het portaal, bij het bericht terecht.  U kunt het bericht bekijken en vervolgens goed- of afkeuren.

Bij afkeuren moet u de reden vermelden, bij goedkeuren is dat niet nodig maar wel optioneel. Deze opmerking wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat een medewerker van ons kantoor het goedgekeurde document hebben verwerkt is het zichtbaar in uw archief.

In sommige gevallen kunnen wij vragen of u een document kunt ondertekenen. Hiervoor hoeft u niet langer meer langs te komen op kantoor, maar dit kan via het portaal of de app volledig digitaal.

Als een wij een document voor u hebben ter ondertekening sturen wij u daarover een bericht (via push als u de app heeft en via email). Via het pushbericht of de link in de email komt u direct in het portaal bij het bericht ter ondertekening.

Uw kunt het bericht bekijken en goed of afkeuren met de knoppen. Na het goedkeuren moet u een identificatiecode geven (vaak een SMS-TAN code) ter ondertekening.

Als u het document heeft ondertekend krijgt u een kopie van het document in uw email (een verzegelde PDF met akte van ondertekening) Deze wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat de wij het goedgekeurde document hebben verwerkt deze ook het zichtbaar in uw archief.

Alle nog, door u, goed te ondertekenen documenten staan onder “Document(en) Reviewen”. Bij nieuwe documenten heeft het map-symbool een rood getal.

Alle definitieve documenten worden in het archief neergezet. Binnen de app is op datum en documentnaam door het archief te bladeren.

Bij de instellingen kan het wachtwoord gewijzigd worden