Handleiding

ADM Snippe Office Portaal

Welkom

Op deze pagina worden de belangrijkste functionaliteiten van het officeportaal uitgelegd. Het Officeportaal is bereikbaar via (het rode icoontje rechts op) onze website, via onze apps of via https://cloudapps.services

Aanmelden & Inloggen

1. Aanmelden als gebruiker

Aanmelden als gebruiker kan alleen via een van de medewerkers van ons kantoor. Vanaf ingebruikname van het Office Portaal in juni 2018, gaan we stapsgewijs bestaande klanten aanmelden in het portaal. Vooraf ontvnagt u een email waarin wij uitleggen wat het officeportaal inhoud en hoe de aanmelding zal verlopen. Vervolgens melden wij u aan en ontvangt u een welkoms-email waarmee u via een link een wachtwoord aan kunt maken. Wilt u al eerder gebruik maken van het officeportaal? Neem dan contact met ons op.

2. Wachtwoord aanmaken

Wanneer wij u als gebruiker hebben aangemeld ontvangt u een welkoms-email met daarin een link om een wachtwoord aan te maken. Klik op deze link en maak een sterk wachtwoord aan. Er zullen namelijk veel vertrouwelijke bestanden van u in het officeportaal komen te staan. Een strek wachtwoord heeft minimaal 8 characters en bestaat onder andere uit hoofdletters, cijfers en tekens. Bewaar het wachtwoord vervolgens goed maar vooral ook veilig! Niemand anders dan uzelf is op de hoogte van uw wachtwoord, ook wij niet.

3. inloggen

Het Officeportaal is bereikbaar via onze website, via onze app en via https://cloudapps.services.U kunt het portaal dus altijd en overal ter wereld raadplegen. We adviseren om het adres van het portaal meteen in uw browser op te slaan onder favouriten of bookmarks zodat u deze in de toekomst makkelijk kunt bereiken. 

Uw inlognaam is gelijk aan uw emailadres. U heeft bij de uitnodiging een wachtwoord aangemaakt. De inlognaam en wachtwoord zijn gelijk in de app als op de website

Mocht u hulp nodig hebben bij het inloggen, neem dan gerust contact met ons op.

 

4. Wachtwoord, email of telefoonnummer wijzigen

Als u uw wachtwoord niet meer weet of deze wilt aanpassen dan kunt u bij het inlogscherm op vergeten wachtwoord klikken en dan krijgt u de mogelijkheid om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Indien u uw email of telefoonnummer wilt wijzigen dan dient u contact met ons op te nemen. 

Belangrijkste handelingen

1. Hoe kan ik een document inzien?

Je kunt een document inzien door in het archief op het betreffende document te klikken. Deze opent zich in een nieuw venster waar je het document kunt inzien, afdrukken of opslaan.

In het portaal staan 2 archieven:

1. Het Basisarchief van uw bedrijf, genaamd: “Archief”
2. Een persoonlijk archief, genaamd: “Persoonlijk Archief”

In het basisarchief komen alle documenten behorende bij uw bedrijf te staan. Deze documenten zijn zichtbaar voor alle medewerkers/mede-eigenaren van uw bedrijf indien deze ook toegang hebben. 

In het persoonlijk archief staan documenten die alleen voor u en ons zichtbaar zijn. Andere gebruikers met toegang tot het archief van uw bedrijf kunnen deze niet inzien.

Na het inloggen in de app/portaal kun je links in het menu op archief of persoonlijk archief klikken gaan. Alle documenten die beschikbaar zijn worden daar getoond. 

Het archief is opgedeeld in subcategorieën; zogenoemde labels. O.a. Belastingaangiften, personeelszaken en jaarrekeningen. Verschillende soorten documenten zijn daardoor makkelijk terug te vinden.

2. Hoe kan ik een document naar mijn boekhouder sturen?

In de webportaal staat in het linkermenu de functie “upload een document”. Wanneer je deze selecteert kom je in een volgend scherm waarin je een document kunt uploaden, beschrijven en aan de aan de boekhouder/accountant sturen.

Hieronder staan de diverse opties beschreven:

1. Bedrijf (Verplicht)
Selecteer hier het bedrijf waar het document bij behoord.

2. Contactpersoon
Selecteer het contactpersoon die het document moet ontvangen en behandelen. Indien er geen contactpersoon wordt geselecteerd komt het document in de inbox van alle medewerkers van ons kantoor

3. Document naam
Geef het document een korte maar duidelijke naam

4. Document bestand (Verplicht)
Klik op “Bladeren”om het document te selecteren en te uploaden

5. Archief label (Verplicht)
Selecteer de categorie waartoe het document behoord. Weet je het niet zeker, kies dan het label dat het beste zal passen. Wij kunnen dit nog aanpassen voordat we het document behandelen

6. Opslaan in persoonlijk archief
Als het document persoonlijk is vink dan persoonlijk aan. Het document is dan niet zichtbaar voor andere gebruikers van het portaal binnen het bedrijf.

7. Toelichting
Je kunt er voor kiezen om hier een toelichting voor ons te schrijven

Klik tot slot op het blauwe vinkje rechtsboven in beeld. Het document wordt dan verzonden. Indien je nog een document wil verzenden kun je i.p.v. op het vinkje ook op “Opslaan en nieuw” klikken

Na het verzenden ontvangen wij het document in onze inbox en kunnen we deze goed- of afkeuren. Na verwerking van het document door staat het document ook in het archief.

3. Hoe kan ik een document van mijn boekhouder goedkeuren?

Als wij een document hebben toegevoegd wordt er automatisch een bericht naar de klant gestuurd (via push als u de app heeft en via email). Door op het pushbericht te klikken of op de link in de mail te klikken komt u direct in het portaal, bij het bericht terecht.  U kunt het bericht bekijken en vervolgens goed- of afkeuren.

Bij afkeuren moet u de reden vermelden, bij goedkeuren is dat niet nodig maar wel optioneel. Deze opmerking wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat een medewerker van ons kantoor het goedgekeurde document hebben verwerkt is het zichtbaar in uw archief.

4. Hoe kan ik een document van mijn boekhouder/accountant digitaal ondertekenen?

In sommige gevallen kunnen wij vragen of u een document kunt ondertekenen. Hiervoor hoeft u niet langer meer langs te komen op kantoor, maar dit kan via het portaal of de app volledig digitaal.

Als een wij een document voor u hebben ter ondertekening sturen wij u daarover een bericht (via push als u de app heeft en via email). Via het pushbericht of de link in de email komt u direct in het portaal bij het bericht ter ondertekening.

Uw kunt het bericht bekijken en goed of afkeuren met de knoppen. Na het goedkeuren moet u een identificatiecode geven (vaak een SMS-TAN code) ter ondertekening.

Als u het document heeft ondertekend krijgt u een kopie van het document in uw email (een verzegelde PDF met akte van ondertekening) Deze wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat de wij het goedgekeurde document hebben verwerkt deze ook het zichtbaar in uw archief.

Uitleg App

In de app kun je inloggen op het Officeportaal. 

1. Document(en) Reviewen

Alle nog, door u, goed te keuren documenten staan onder “Document(en) Reviewen”. Bij nieuwe reviews heeft het map-symbool een rood getal.

2. Document(en) Ondertekenen

Alle nog, door u, goed te ondertekenen documenten staan onder “Document(en) Reviewen”. Bij nieuwe documenten heeft het map-symbool een rood getal.

3. Document(en) Archief

Alle definitieve documenten worden in het archief neergezet. Binnen de app is op datum en documentnaam door het archief te bladeren.

4. Instellingen

Bij de instellingen kan het wachtwoord gewijzigd worden

Uitleg functies OfficePortaal

Hieronder een uitleg van alle functies in het OfficePortaal. 

Menu-item

Uitleg

Home

Ga terug naar het beginscherm

Review documenten

Hierin staan alle documenten die nog te reviewen zijn. Klik op een document in de lijst om deze te bekijken en goed of af te keuren

Digitaal ondertekenen

Hierin staan alle documenten die nog te ondertekenen zijn. Klik op een document in de lijst om deze te bekijken en te ondertekenen

Digitaal archief

Archief met alle documenten van de bedrijven van de klant

Persoonlijk archief

Archief met alle persoonlijke documenten van de klant

Upload document

Mogelijkheid om document in het archief te zetten en ter attentie van het kantoor te brengen. Met keuze voor de naam en locatie van de documenten

Dashboard

Maakt zichtbaar welke actie van de klant verwacht worden

Verstuurde documenten

Lijst met alle door de klant geuploade documenten

PDF laten verzegelen

Mogelijkheid om gratis een document te laten verzegelen. Een gewoon pdf wordt dan met een PKI-overheidscertificaat verzegeld opdat niemand hem ongemerkt kan wijzigen. Bijvoorbeeld voor algemene voorwaarden.

Recente items

Laat de lijst met recent geraadpleegde pagina’s/documenten zien

Rechtboven

Vraagteken geeft een link naar online help (handleiding en FAQ)

Zoek-symbool zoekt naar woorden in het hele klantenportaal

Profiel geeft de mogelijkheid om het wachtwoord aan te passen

.

Beveiliging van het OfficePortaal

De  beveiliging is te verdelen in drie onderdelen

  1. alle gegevens en documenten staan op een versleutelde server in Nederland met backups in Europa

  2. alleen de gedefinieerde gebruikers/medewerkers in het officeportaal hebben toegang tot de documenten

  3. de beveiliging om in het officeportaal te komen maakt gebruik van versleuteling en een sterk wachtwoord met inlognaam om toegang door onbevoegden te voorkomen

Inloggen op het ADM Snippe OfficePortaal:

Neem contact op via WhatsApp