Handleiding
ADM Snippe Office Portaal
Welkom
Op deze pagina worden de belangrijkste functionaliteiten van het officeportaal uitgelegd. Het Officeportaal is bereikbaar via (het rode icoontje rechts op) onze website, via onze apps of via https://cloudapps.services
Aanmelden & Inloggen
1. Aanmelden als gebruiker
2. Wachtwoord aanmaken
3. inloggen
Uw inlognaam is gelijk aan uw emailadres. U heeft bij de uitnodiging een wachtwoord aangemaakt. De inlognaam en wachtwoord zijn gelijk in de app als op de website
Mocht u hulp nodig hebben bij het inloggen, neem dan gerust contact met ons op.
4. Wachtwoord, email of telefoonnummer wijzigen
Indien u uw email of telefoonnummer wilt wijzigen dan dient u contact met ons op te nemen.
Belangrijkste handelingen
1. Hoe kan ik een document inzien?
In het portaal staan 2 archieven:
1. Het Basisarchief van uw bedrijf, genaamd: “Archief”
2. Een persoonlijk archief, genaamd: “Persoonlijk Archief”
In het basisarchief komen alle documenten behorende bij uw bedrijf te staan. Deze documenten zijn zichtbaar voor alle medewerkers/mede-eigenaren van uw bedrijf indien deze ook toegang hebben.
In het persoonlijk archief staan documenten die alleen voor u en ons zichtbaar zijn. Andere gebruikers met toegang tot het archief van uw bedrijf kunnen deze niet inzien.
Na het inloggen in de app/portaal kun je links in het menu op archief of persoonlijk archief klikken gaan. Alle documenten die beschikbaar zijn worden daar getoond.
Het archief is opgedeeld in subcategorieën; zogenoemde labels. O.a. Belastingaangiften, personeelszaken en jaarrekeningen. Verschillende soorten documenten zijn daardoor makkelijk terug te vinden.
2. Hoe kan ik een document naar mijn boekhouder sturen?
Hieronder staan de diverse opties beschreven:
1. Bedrijf (Verplicht)
Selecteer hier het bedrijf waar het document bij behoord.
2. Contactpersoon
Selecteer het contactpersoon die het document moet ontvangen en behandelen. Indien er geen contactpersoon wordt geselecteerd komt het document in de inbox van alle medewerkers van ons kantoor
3. Document naam
Geef het document een korte maar duidelijke naam
4. Document bestand (Verplicht)
Klik op “Bladeren”om het document te selecteren en te uploaden
5. Archief label (Verplicht)
Selecteer de categorie waartoe het document behoord. Weet je het niet zeker, kies dan het label dat het beste zal passen. Wij kunnen dit nog aanpassen voordat we het document behandelen
6. Opslaan in persoonlijk archief
Als het document persoonlijk is vink dan persoonlijk aan. Het document is dan niet zichtbaar voor andere gebruikers van het portaal binnen het bedrijf.
7. Toelichting
Je kunt er voor kiezen om hier een toelichting voor ons te schrijven
Klik tot slot op het blauwe vinkje rechtsboven in beeld. Het document wordt dan verzonden. Indien je nog een document wil verzenden kun je i.p.v. op het vinkje ook op “Opslaan en nieuw” klikken
Na het verzenden ontvangen wij het document in onze inbox en kunnen we deze goed- of afkeuren. Na verwerking van het document door staat het document ook in het archief.
3. Hoe kan ik een document van mijn boekhouder goedkeuren?
Bij afkeuren moet u de reden vermelden, bij goedkeuren is dat niet nodig maar wel optioneel. Deze opmerking wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat een medewerker van ons kantoor het goedgekeurde document hebben verwerkt is het zichtbaar in uw archief.
4. Hoe kan ik een document van mijn boekhouder/accountant digitaal ondertekenen?
Als een wij een document voor u hebben ter ondertekening sturen wij u daarover een bericht (via push als u de app heeft en via email). Via het pushbericht of de link in de email komt u direct in het portaal bij het bericht ter ondertekening.
Uw kunt het bericht bekijken en goed of afkeuren met de knoppen. Na het goedkeuren moet u een identificatiecode geven (vaak een SMS-TAN code) ter ondertekening.
Als u het document heeft ondertekend krijgt u een kopie van het document in uw email (een verzegelde PDF met akte van ondertekening) Deze wordt vastgelegd bij het bestand. Nadat de wij het goedgekeurde document hebben verwerkt deze ook het zichtbaar in uw archief.
Uitleg App
In de app kun je inloggen op het Officeportaal.
1. Document(en) Reviewen
Alle nog, door u, goed te keuren documenten staan onder “Document(en) Reviewen”. Bij nieuwe reviews heeft het map-symbool een rood getal.
2. Document(en) Ondertekenen
Alle nog, door u, goed te ondertekenen documenten staan onder “Document(en) Reviewen”. Bij nieuwe documenten heeft het map-symbool een rood getal.
3. Document(en) Archief
Alle definitieve documenten worden in het archief neergezet. Binnen de app is op datum en documentnaam door het archief te bladeren.
4. Instellingen
Bij de instellingen kan het wachtwoord gewijzigd worden
Uitleg functies OfficePortaal
Hieronder een uitleg van alle functies in het OfficePortaal.
Menu-item |
Uitleg |
Home |
Ga terug naar het beginscherm |
Review documenten |
Hierin staan alle documenten die nog te reviewen zijn. Klik op een document in de lijst om deze te bekijken en goed of af te keuren |
Digitaal ondertekenen |
Hierin staan alle documenten die nog te ondertekenen zijn. Klik op een document in de lijst om deze te bekijken en te ondertekenen |
Digitaal archief |
Archief met alle documenten van de bedrijven van de klant |
Persoonlijk archief |
Archief met alle persoonlijke documenten van de klant |
Upload document |
Mogelijkheid om document in het archief te zetten en ter attentie van het kantoor te brengen. Met keuze voor de naam en locatie van de documenten |
Dashboard |
Maakt zichtbaar welke actie van de klant verwacht worden |
Verstuurde documenten |
Lijst met alle door de klant geuploade documenten |
PDF laten verzegelen |
Mogelijkheid om gratis een document te laten verzegelen. Een gewoon pdf wordt dan met een PKI-overheidscertificaat verzegeld opdat niemand hem ongemerkt kan wijzigen. Bijvoorbeeld voor algemene voorwaarden. |
Recente items |
Laat de lijst met recent geraadpleegde pagina’s/documenten zien |
Rechtboven |
Vraagteken geeft een link naar online help (handleiding en FAQ) Zoek-symbool zoekt naar woorden in het hele klantenportaal Profiel geeft de mogelijkheid om het wachtwoord aan te passen |
.
Beveiliging van het OfficePortaal
De beveiliging is te verdelen in drie onderdelen
- alle gegevens en documenten staan op een versleutelde server in Nederland met backups in Europa
- alleen de gedefinieerde gebruikers/medewerkers in het officeportaal hebben toegang tot de documenten
- de beveiliging om in het officeportaal te komen maakt gebruik van versleuteling en een sterk wachtwoord met inlognaam om toegang door onbevoegden te voorkomen
.