Handleiding

Wanneer wij u als gebruiker hebben aangemeld hebben wij een willekeurig wachtwoord voor u aangemaakt. deze geven wij echter niet aan u door. We zien namelijk graag dat u uw eigen wachtwoord aanmaakt. Dit doet u als volgt:

Na aanmelding ontvangt u een welkoms-email met daarin een link naar de cloud. Klik op deze link. Klik vervolgens de eerste keer op Wachtwoord vergeten?, vul uw emailadres in en klik op RESET. Vervolgens ontvangt u een email met daarin de instructies om het wachtwoord te resetten en uw eigen wachtwoord in te stellen. Klik op de link in deze mail en maak een sterk wachtwoord aan. Er zullen namelijk veel vertrouwelijke bestanden van u in de cloud komen te staan. Een sterk wachtwoord heeft minimaal 8 characters en bestaat onder andere uit hoofdletters, cijfers en tekens. Bewaar het wachtwoord vervolgens goed maar vooral ook veilig! Niemand anders dan uzelf is op de hoogte van uw wachtwoord, ook wij niet.

De ADM Snippe cloud is bereikbaar via onze website (cloud.admsnippe.nl), of via de client als map op uw pc. U kunt de cloud dus altijd en overal ter wereld raadplegen. We adviseren de Windows of Mac Client op uw PC te installeren. Op die manier is de cloud eenvoudig als map op uw pc beschikbaar. Het installeren van deze client is heel makkelijk. Een uitleg vindt u verderop op deze pagina

Mocht u hulp nodig hebben bij het inloggen, neem dan gerust contact met ons op.

Als u uw wachtwoord niet meer weet of deze wilt aanpassen dan kunt u bij het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? klikken om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Indien u uw email of telefoonnummer wilt wijzigen dan kunt u dit na inloggen doen. Rechts bovenin het scherm kunt u via uw profielicoon naar de instellingen gaan. Meer informatie over deze instellingen vindt u verderop op deze pagina

Eenmaal ingelogd in de cloud ziet u mappen en bestanden die aan je profiel zijn gekoppeld. Deze mappen zijn alleen zichtbaar voor geautoriseerde gebruikers. Naast jezelf zijn dat de medewerkers van ons kantoor en eventueel een of meerdere collega’s. Je kunt een document inzien door in de mappen op het betreffende document te klikken. Deze opent zich in een nieuw venster waar je het document kunt inzien, afdrukken of opslaan.

 

Het is mogelijk om bijna alle type documenten in de cloud te delen.

De cloud via de browser werkt grotendeels hetzelfde als de windows verkenner op uw PC. De cloud is opgebouwd uit diverse mappen. In deze mappen vind je de betreffende documenten. In dezelfde mappen kun je ook zelf bestanden uploaden. Let erop dat je de bestanden in de juiste mappen zet. En in ieder geval in de hoofdmap van het bedrijf. Wanneer deze niet in de hoofdmap staat kunnen wij deze ook niet inzien.

Bestanden uploaden kan op verschillende manieren. De meest gangbare manier is via het (+)teken:

In de cloud staat bovenin de menubalk een (+)teken. Zorg dat je in de juiste map zit en klik op het (+)teken. en op Bestand uploaden. Selecteer vervolgens het document* op je computer en klik op openen. Het bestand word nu geüpload in de cloud. 

 

 

Een ander manier is van uploaden is Drag&Drop (Slepen en neerzetten). Dit betekend simpelweg dat je het bestand van je eigen computer zo in de juiste map in de cloud sleept.

 

Belangrijk! Zodra je document in de map staat, kunnen wij deze zien. Echter zal dit ons nog niet opvallen omdat we geen melding krijgen. Je kunt ons uiteraard een mailtje of appje sturen maar er is ook een mogelijkheid om met ons (of een specifieke medewerker) te delen dat je het bestand hebt geüpload. Lees hiervoor de volgende stap in deze handleiding

*Je kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden.

Wanneer je een document hebt geüpload, kunnen wij deze al wel zien maar zullen we deze waarschijnlijk niet opmerken. We krijgen namelijk niet automatisch een melding. Wanneer je een bestand upload waar wij van op de hoogte moeten worden gesteld kun je met ons, of een specifieke medewerker, delen dat je deze geüpload hebt. Deze persoon ontvangt dan een mailtje dat het bestand is geüpload en kan deze vervolgens eenvoudig openen.

Hieronder een uitleg hoe je dit eenvoudig en snel kunt delen:

 

Nadat je een bestand in een gedeelde map hebt geüpload zie je rechts van het bestand een “deel”icoontje staan. Zodra je hier op klikt verschijnt er een menu aan de rechterzijde.

 

 

Klik hier op het onderdeel Delen en type een naam van bijvoorbeeld een van onze medewerkers of onze bedrijfsnaam in.

 

 

Zodra je de eerste letters van de voor- of achternaam intypt komen de suggesties vanzelf in beeld. Klik op een naam om met dit persoon te delen dat je het bestand hebt geüpload.

 

 

Zodra je op een naam geklikt hebt zie je naast het bestand staan dat deze gedeeld is. De geselecteerde persoon zal nu een mailtje ontvangen.

 

 

 

 

 

Mappen en bestanden kunnen op verschillende niveau’s gedeeld worden. Naast de map of het bestand kun je op het “Gedeeld-icoon” klikken om te zien wie er toegang tot deze en alle onderliggende bestanden en mappen hebben. De personen met wie de hoofdmap (bedrijfsmap) is gedeeld kunnen alle bestanden in de hoofdmap inzien.

 

Het is in de cloud ook mogelijk om bestanden (tijdelijk) te delen met derden. Bijvoorbeeld wanneer de kredietverstrekker of een verzekeraar vraag om gegevens. Je hebt hiervoor alleen een e-mailadres nodig en de ontvanger kan enkel het gedeelde bestand bekijken. Je kunt per bestand aangeven met wie je deze deelt en voor hoelang je deze deelt. Ook kun je de vervaldatum instellen of de toegang op elk moment intrekken. Hieronder een uitleg:

Klik op het “Deel-icoon”. In het menu dat rechts op het scherm verschijnt klik je vervolgens op Delen. In het veld daaronder kun je een e-mailadres van de ontvanger invullen. De cloud herkent dat her een e-mailadres van een derde is en zet er (email) tussen haakjes achter. Klik vervolgens op dit e-mailadres om het bestand te delen.

 

Ook kun je verschillende opties voor het gedeelde bestand inschakelen. Klik hiervoor op de 3 punten naast het e-mailadres waarheen je het bestand zojuist hebt gedeeld. Er verschijnen vervolgens een aantal opties:

• Wachtwoord beveiligd: Je kunt het bestand eventueel beveiligen met een wachtwoord. De ontvanger ontvangt dan een aparte mail met daarin het wachtwoord.
• Stel vervaldatum in: Hiermee kun je instellen tot wanneer de ontvanger het bestand kan bekijken en downloaden. Na deze datum heeft de ontvanger geen toegang meer tot het bestand
• Notitie voor ontvanger: Hier kun je een notitie schrijven aan de ontvanger. Deze komt in het mailtje te staan die de ontvanger ontvangt.
• Delen stopen: Hiermee beëindig je het delen van het bestand per direct.

Wanneer het delen beëindigd is, ofwel handmatig of doordat de vervaldatum is gepasseerd krijgt de ontvanger enkel nog een mededeling dat het bestand niet meer beschikbaar is.

 

Na het delen ontvangt de ontvanger een of meerdere e-mails (afhankelijk van gekozen opties) waarmee deze het bestand kan downloaden. In deze e-mails staat een link waarmee de ontvanger bij het bestand in de cloud kan. De ontvanger kan alleen het gedeelde bestand downloaden en kan verder niets inzien:

 

Afhankelijk van de hierboven gekozen instellingen ontvangt de ontvanger de volgende e-mails:

Melding zonder notitie: 

Melding met notitie:  

Aparte mail met wachtwoord:

 

 

In beperkte mate kun je je persoonlijke instellingen, zoals bijvoorbeeld uw e-mailadres wijzigen. Hieronder een uitleg en beschrijving:

Klik rechtsboven in het scherm op je profielafbeelding (indien er geen profielafbeelding beschikbaar is zal er doorgaans de eerste letter van je naam worden weergegeven). Er verschijnt een drop-downmenu. Klik hierin op Instellingen.

 

Je komt nu in een nieuw venster. Aan de linkerzijde zie je een menu met een aantal categorieën waarin je diverse instellingen kan wijzigen. Hieronder per categorie een korte beschrijving:

Persoonlijke informatie: In dit menuonderdeel kun je je persoonlijke informatie wijzigen zoals je Naam, e-mailadres en de taal van de cloud. Mocht je het leuk vinden dan kun je hier ook een profielfoto aan je account toevoegen.

Beveiliging: In het menu-onderdeel beveiliging kun je je wachtwoord wijzigen en zien wanneer er voor het laatst is ingelogd met jou inloggegevens

Activiteit: In dit menu-onderdeel kun je aanvinken welke meldingen je wil ontvangen. Let erop dat het kan zijn dat je bij een aanpassing geen e-mails meer ontvangt

Mobiel & Desktop: De cloud is ook eenvoudig bereikbaar per mobiel of op je PC. Het is zeker aan te raden om dit te installeren. Hierover is er in deze handleiding een apart hoofdstuk opgenomen

Accessibility: Hier kun je in beperkte mate instellen in welke kleur of met welk lettertype de cloud weergegeven wordt. Zo kan het bijvoorbeeld prettiger zijn om de achtergrond donker te laten weergeven.

Delen: In het menu-onderdeel delen zijn er geen instellingen die aangepast kunnen worden.

 

*Alle instellingen worden automatisch opgeslagen na het wijzigen.

 

 

Als je bestanden in je Cloud wil bekijken of plaatsen, dan kun je je mappen vinden in de verkenner. Hier kun je eenvoudig al je bestanden bekijken en toevoegen. De Desktop Cliënt zorgt ervoor dat de bestanden gesynchroniseerd worden met de cloud. Na de installatie van de Cliënt kan het wel enige tijd duren voordat de mappen en bestanden zijn gesinchroniseerd.

Op Nextcloud App in beschikbaar in de Appsstores van  Apple, Android en Windows. Installeer de officiële Nextcloud-app. De eerste keer dat je de app opent, voer je het adres van de server (cloud.admsnippe.nl) in en de gebruikersnaam en het wachtwoord van je cloud-account.  Ook hier krijg je een waarschuwing over de identiteit van je webserver. Tik dan op Ja om het certificaat te vertrouwen. Tik tot slot op Verbinden, zodat de app op je Nextcloud-server inlogt.

        

    

Het is verstandig om meteen een wachtwoord in te stellen voor de App. Op die manier kunnen derden niet zomaar al je bestanden op je smartphone bekijken. Voor het instellen van een wachtwoord klik je in de app rechts onderin op Meer. Vervolgens klik je op Instellingen. Het onderdeel Slot staat ingesteld als “Open”. Klik op de tekst: “Slot: Open”. Je moet nu een wachtwoord invoeren van 6 cijfers en vervolgens nogmaals het wachtwoord invoeren om deze te bevestigen. Je ziet nu dat het slot op “Dicht”staat. Voortaan moet je eerst het wachtwoord invoeren om je bestanden te kunnen bekijken.

Na de installatie krijgt je in de app je Nextcloud-opslag te zien. Tik je op het plus-pictogram rechtsonder, dan krijg je toegang tot een submenu om nieuwe bestanden in je Nextcloud-opslag te plaatsen. Met Uploaden kies je eenvoudigweg een bestand op je lokale opslag en upload je het naar je Nextcloud-server. Daarbij heb je de keuze om het lokale bestand te laten staan (de standaardkeuze), het te verplaatsen naar de map Nextcloud die net zoals in de desktopclient wordt gesynchroniseerd met je Nextcloud-opslag.

Tik je op Inhoud van andere apps, dan upload je bestanden uit bijvoorbeeld je Afbeeldingen, Video’s, Audio, Downloads, Galerij, Geluidsrecorder enzovoort. Je opent dan de betreffende app en selecteert het bestand dat je wilt uploaden. Een andere manier om bestanden naar je Nextcloud-opslag te uploaden, is ze in de betreffende app te delen en dan Nextcloud als doel te kiezen. Je kiest dan een map in je Nextcloud-opslag en tikt op Uploaden.

Tik je kort op een bestand in de Nextcloud-app, dan downloadt de app het van je Nextcloud-server. Tik je wat langer, dan wordt het bestand geselecteerd en selecteer je indien gewenst nog extra bestanden. Een tik op de drie puntjes bovenaan rechts opent een menu met extra mogelijkheden, dat vooral handig is als je eenzelfde actie op meerdere bestanden tegelijk wilt uitvoeren. Zo kun je de geselecteerde bestanden hier synchroniseren, delen, downloaden, hernoemen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen, versturen naar andere apps enzovoort.

Uploads

In het menu dat links verschijnt als je op de drie lijnen bovenaan links tikt, schakel je eenvoudig over tussen een overzicht van alle bestanden op je Nextcloud-opslag, alle bestanden die zijn gesynchroniseerd met je toestel (in tegenstelling tot de desktopclients gebeurt de synchronisatie van alle bestanden bij de mobiele apps niet automatisch) en je uploads.

In dat laatste overzicht kun je een mislukte upload opnieuw proberen. Kijk ook zeker naar de instellingen. Zo is het mogelijk om foto’s of video’s die je maakt onmiddellijk te uploaden naar je Nextcloud-opslag.