Boekhouden, oftewel het op orde brengen van de financiële administratie, is verplichte kost voor iedereen die een bedrijf start. Of het slimmer is om de bedrijfsadministratie uit te besteden aan een professional of om dit zelf te doen, hangt af van jouw situatie. Maar een zekere basiskennis van boekhouden is natuurlijk altijd mooi meegenomen. Hieronder lees je hoe je een overzichtelijke administratie kunt opzetten.

1. Start op tijd

Niet overdreven, maar hiermee bedoelen we eigenlijk: je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met het in kaart brengen van de financiën. Ook als je nog niet bent gestart en je slechts hierop aan het voorbereiden bent, is het in de meeste gevallen al zinvol om jouw inkomsten en uitgaven eens concreet op een rijtje te zetten. Veel ondernemers investeren voorafgaand aan de start van hun onderneming in bedrijfsmiddelen en omdat deze kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn, moet je deze gegevens goed bewaren. Daarbij kun je denken aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt enkele eisen aan een ‘deugdelijke administratie’. Zo zul jij je moeten houden aan de bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar). De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie

3. Hoe zet ik een administratie op?

Meestal is het openen van een bankrekening de eerste stap. Doorgaans wordt namelijk aangeraden om jouw zakelijke administratie gescheiden te houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft. Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat je daarbij eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen of jouw abonnement op dat ene tijdschrift moet wegstrepen. Wanneer je (nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst.

Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1225 uren aan het feitelijk drijven van één of meer ondernemingen.
  • Je besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen. Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer? Dan hoef je niet te voldoen aan deze voorwaarde [Bron: Belastingdienst].

Uit de bedrijfsadministratie moet straks blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium. Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.

4. Ga zorgvuldig te werk

Je zult spoedig merken dat het aantal administratieve gegevens – en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes – snel toeneemt. Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.

Daarnaast zal, indien je ervoor kiest om de administratie uit te besteden, niet alleen jouw administrateur dit waarderen, maar zal het in veel gevallen ook een gunstig effect hebben op de indeling van jouw uren. Het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag. Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een zogeheten ‘bakkensysteem’, waarbij alle inkomende en uitgaande documenten worden onderverdeeld in verschillende bakken (of ordners natuurlijk).

Het is daarnaast zaak om de administratie bij voorkeur tweewekelijks of anders minimaal eens per maand bij te werken. Zo zorg je ervoor dat je betalingen voor inkomende nota’s op tijd voldoet en anderzijds jouw uitgaande facturen tijdig verstuurt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf onderdelen, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of ZZP’er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, bijvoorbeeld naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het ‘bonnenbakje’. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je niet alleen de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook – indien relevant – jouw VAR-verklaringen.
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

5. Bewaar de administratie digitaal

Steeds meer werkzaamheden kun je digitaal uitvoeren. Denk aan het verwerken van facturen en het bijwerken van de zakelijke agenda, maar dit is niet voor iedere ondernemer even relevant. Dat beseft de Belastingdienst ook. Ondernemers kunnen daarom in bepaalde gevallen afspraken maken met de fiscus over de vorm waarin jouw gegevens zullen worden bewaard, waarbij jij kunt aangeven dit op papier of geheel elektronisch te willen doen. Weet wel dat de fiscus dit alleen zal toestaan wanneer het gaat om een zeer kleinschalige administratie.

Over het algemeen moet je digitale gegevens echter ook digitaal bewaren. De documenten alleen uitprinten is dan dus niet voldoende. Bewaar jij de bedrijfsadministratie elektronisch? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een computercrash niet alles verliest.

 

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: