De meeste kleine ondernemers en ZZP’ers regelen de facturatie zelf. Maar de ene factuur is de andere niet. Houd er in ieder geval rekening mee dat een factuur in Nederland wettelijk gezien altijd aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Hoe je een goede nota opstelt? Dat lees je hieronder in de checklist: factuur maken.

1. Het KvK-nummer
Wanneer je een bedrijf start, moet je je altijd eerst inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Bij deze inschrijving ontvang je automatisch een KvK-nummer; dit nummer moet je goed bewaren en in het vervolg altijd vermelden op facturen en overige correspondentie met jouw klanten of zakenpartners. Deze werkwijze is trouwens niet alleen wettelijk verplicht: op deze manier laat je (potentiële) klanten ook zien dat je een serieus bedrijf runt.

2. Het btw-nummer
In de meeste gevallen – als je freelancer bent, hangt dit meestal af van de VAR-verklaring die je toegewezen krijgt – ook onmisbaar op jouw papieren (of digitale) factuur: een btw-nummer. Dit omzetbelastingnummer krijg je van de Belastingdienst nadat je jouw onderneming hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Het btw-nummer geeft aan dat jij ‘ondernemer voor de omzetbelasting’ bent en in veel gevallen btw moet rekenen over uitgevoerde werkzaamheden. Afhankelijk van jouw sector en het type werk dat je uitvoert, moet je nul, zes of 21 procent btw rekenen over de gemaakte omzet.

3. Het factuurnummer
Naarmate je jouw netwerk uitbreidt en meer opdrachten doet voor verschillende opdrachtgevers, kan het opstellen van facturen op den duur best een chaotisch klusje worden. Want hoe houd je al die nota’s in jouw administratie uit elkaar? Lastig misschien, maar de oplossing ligt voor de hand: geef iedere rekening die je verstuurt een apart factuurnummer.

Deze (overigens wettelijk verplichte) nummering bepaal je in principe helemaal zelf, maar het is raadzaam – vooral wanneer je regelmatig voor dezelfde opdrachtgevers of klanten aan de slag gaat – om de facturen ieder jaar opnieuw in te delen.

In dat geval begin je iedere januari met een schone lei en tel je vanaf de eerste factuur verder. Voor 2015 zou jouw eerste factuur dan 150001 zijn, de tweede 150002 en zo verder. Als je dan op een gegeven moment bij nummer 150010 aankomt, telt dat heel makkelijk door. Lees hier meer over de nummering van een factuur.

4. De factuurdatum (en betalingstermijn)
Ook de datum waarop je de nota hebt verstuurd mag niet ontbreken op de factuur. Voeg daarnaast ook altijd de termijn toe wanneer de klant de betaling uiterlijk dient te hebben voldaan. Afhankelijk van de sector ligt de meest gangbare termijn in Nederland ergens tussen de dertig en zestig dagen.

Tip: bespreek al tijdens de onderhandelingen met jouw prospect de gewenste betalingstermijn, zodat alle partijen direct weten waar ze aan toe zijn en je de kans op miscommunicatie, verstoorde klantrelatie en financiële conflicten aanzienlijk kunt verkleinen.

Let op: indien de gewenste datum van betaling afwijkt van de factuurdatum, moet je dit altijd duidelijk vermelden op de bewuste nota. Ook goed om te weten: indien je vergeten bent een betalingstermijn te noemen, geldt voor deze betaling automatisch een vaste termijn van dertig dagen.

Indien relevant kun je ook de wettelijke rente noemen die de klant of opdrachtgever jou verschuldigd is wanneer de gestelde betalingstermijn wordt overschreden.

5. De contactgegevens
Vergeet ook niet om jouw persoonlijke gegevens op overzichtelijke wijze te vermelden. Denk aan jouw eigen naam, de bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Werk je als freelancer, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf? Vermeld in dat geval alleen jouw eigen naam, (e-mail)adres en telefoonnummer op de nota.

6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer
Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er zijn geen officiële regels waar je deze adressen en contactgegevens precies moet vermelden, maar veel ondernemers kiezen ervoor om deze gegevens nog boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

7. Datum en omschrijving levering/dienst
Het is vaak enigszins afhankelijk van de duur en inhoud van de werkzaamheden, maar het is gebruikelijk om in meer of minder uitgebreide mate op de nota ook de aard van de opdracht (kort) te omschrijven.

Op welke dagen heb jij de werkzaamheden bijvoorbeeld uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit precies gekost? Beschrijf en specificeer hier in ieder geval de hoeveelheid uren die jij de klant hiervoor in rekening brengt.

Tip: merk je al tijdens de werkzaamheden dat jij veel meer tijd kwijt zal zijn aan een klus dan je had berekend? Geef dat dan ruim van tevoren aan bij de afnemende partij, zodat er indien mogelijk rekening kan worden gehouden met extra onkosten. Gooi het aantal gewerkte uren op de factuur in ieder geval nooit zomaar omhoog zonder eerst te overleggen met je klant, maar probeer samen nieuwe prijsafspraken te maken

8. Het rekeningnummer
Niet zozeer wettelijk verplicht, maar wel een servicegericht gebaar naar jouw kant: de vermelding van je (zakelijke) rekeningnummer. Op die manier heeft de afnemer straks meteen alle benodigde gegevens bij de hand om zonder al teveel problemen de betaling te kunnen voldoen.

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: