Gefeliciteerd met je nieuwe opdracht! Hebben jullie onderling duidelijke afspraken gemaakt? En vastgelegd wat je vergoedt als er iets misgaat? Niet nodig, zeg je? Jullie vertrouwen elkaar blind? Dat kan zakelijk gezien onverstandig zijn. Verzekeraar Interpolis legt uit waarom algemene voorwaarden onmisbaar zijn en hoe jij deze op de juiste manier gebruikt.

Algemene voorwaarden, wat heb ik daaraan?
Algemene voorwaarden zijn er om de verwachtingen te managen. Hierin leg je alle wederzijdse rechten en verplichtingen tussen koper en verkoper vast. Denk daarbij onder meer aan de betaaltermijn, garantiebepalingen, levertijd en wat jij moet doen als er iets misgaat.

Om te voorkomen dat je dergelijke zaken bij ieder contract opnieuw moet bespreken, is het handig om deze zaken vast te leggen in een standaard document: jouw algemene voorwaarden. Belangrijk hierbij is dat je de voorwaarden duidelijk omschrijft; anders kan iedere partij deze punten op een andere manier interpreteren. In de praktijk zorgt dat nog wel eens voor ellende. Concrete algemene voorwaarden voorkomen discussies en juridisch getouwtrek – iedereen weet vanaf het begin waaraan hij toe is – en ze maken het zakendoen daardoor een stuk duidelijker.

Hoe gebruik ik mijn algemene voorwaarden?
In de praktijk gebruiken veel ondernemers hun algemene voorwaarden niet op de juiste manier, waardoor alsnog conflicten met klanten of leveranciers kunnen ontstaan. Daarom geven wij jou hieronder drie tips op het gebied van algemene voorwaarden:

Deel jouw voorwaarden op tijd met de klant
Jouw klant hoort de algemene voorwaarden te ontvangen vóór jullie een deal sluiten. Overhandig deze voorwaarden het liefst persoonlijk. Op die manier kan er geen misverstand bestaan over de ontvangst. Verstuur je jouw offerte digitaal? Stuur dan de algemene voorwaarden dan direct mee en vraag de klant (link) om een bevestiging. Kun je de algemene voorwaarden niet overhandigen? Meld dan aan de klant dat jouw algemene voorwaarden op de samenwerking van toepassing zijn en waar deze voorwaarden ter inzage liggen (en dat je op verzoek deze documenten kosteloos met hem/haar kunt delen).

Vermeld de voorwaarden in jouw offerte
In de offerte hoort duidelijk te staan dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de samenwerking of bestelling. Doe je dat niet? Dan kan een zogenoemde ‘battle of forms’ ontstaan: beide partijen claimen dat hun eigen voorwaarden van toepassing zijn op de deal.

Blijf redelijk in jouw voorwaarden
De wet gaat altijd vóór de algemene voorwaarden. Jouw aansprakelijkheid is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6. Daarin staat onder meer een zwarte lijst van verboden uitsluitingen (artikel 6:236 BW). Letselschade mag je bijvoorbeeld niet uitsluiten. Doe je dat toch in jouw voorwaarden, geldt die bepaling juridisch gezien simpelweg niet. Er bestaat ook een grijze lijst van uitsluitingen: artikel 6:237 BW. Deze punten mag je wel gebruiken, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat ze niet onredelijk zijn.

Hoe kom ik aan goede algemene voorwaarden?
Kijk eerst eens naar de voorwaarden die jouw branchevereniging heeft opgesteld. Zij hebben deze voorwaarden al juridisch getoetst en gedeponeerd. Je kunt deze voorwaarden dus veilig gebruiken. Let op: zo’n branchespecifiek voorbeeld blijft natuurlijk wel generiek en is (nog) niet volledig toegespitst op jouw bedrijf.

Het is dan ook aan te raden om de standaardvoorwaarden aan te passen. Laat dit herschreven document bij voorkeur tijdig toetsen. Door bijvoorbeeld een advocaat of jurist, maar dit kan ook bij je rechtsbijstandsverzekeraar. Datzelfde moet je doen wanneer je besluit eigen voorwaarden op te stellen. Verzekeraar Interpolis biedt ondernemers de mogelijkheid om de algemene voorwaarden juridisch te laten toetsen.

Neem contact op via WhatsApp
%d bloggers liken dit: